IA para pymes: qué automatizar y cuánto cuesta

Para quién es

Para empresas de 2 a 50 personas donde alguien pierde horas cada semana en tareas que se repiten. Una gestoría que copia facturas a mano. Una clínica que confirma citas por teléfono. Una inmobiliaria que responde lo mismo a cada interesado. Un taller que prepara presupuestos buscando tarifas en un Excel.

No necesitas un departamento técnico ni saber de IA. Basta con saber qué tareas te quitan tiempo.

Por dónde empezar

El error más común es empezar por la herramienta. Primero va la tarea. Estas preguntas te ayudan a elegir la primera:

¿Se repite cada día o cada semana? Si pasa una vez al mes, rara vez compensa.
¿Sigue siempre los mismos pasos? Recibir, leer, copiar, avisar. Cuanto más claros, mejor.
¿Cuánto tiempo lleva? Multiplica minutos por veces. 10 minutos × 30 veces a la semana son 5 horas.
¿Qué pasa si se retrasa? Un lead sin respuesta en 24 horas suele estar perdido. Una factura sin registrar descuadra el cierre.
¿Dónde están los datos? Si están en email, WhatsApp, Excel o un programa con conexión, se puede automatizar.

Recomendamos empezar con un solo proceso, medir el ahorro y luego decidir el siguiente. Es más barato y ves resultados en semanas.

Seis automatizaciones típicas en una pyme

Son ejemplos hipotéticos, con el cálculo a la vista.

Facturas de proveedores al programa de contabilidad

Ejemplo: una gestoría recibe 200 facturas al mes por email. La IA lee cada PDF, extrae fecha, NIF, base e IVA, y las registra en Holded, Quipu o A3. 200 × 3 minutos = 10 horas al mes.

≈ 2,5 h/semana

Respuestas en WhatsApp

Ejemplo: una inmobiliaria recibe 40 mensajes al día y la mitad son la misma pregunta. Un agente responde con la información de cada anuncio. 20 × 3 minutos = 1 hora al día.

≈ 5 h/semana

Confirmación y recordatorio de citas

Ejemplo: una clínica con 15 citas al día llama para confirmar cada una. Un mensaje automático con opción de cambiar la cita sustituye la llamada. 15 × 3 minutos = 45 minutos al día.

≈ 3,5 h/semana

Leads del formulario al CRM

Ejemplo: 10 contactos al día llegan por la web y alguien los copia a Pipedrive o HubSpot, los clasifica y asigna. 10 × 5 minutos = 50 minutos al día.

≈ 4 h/semana

Presupuestos a partir de una petición

Ejemplo: un taller recibe 8 peticiones al día. La IA lee el mensaje, busca la tarifa y prepara un borrador que solo hay que revisar. De 10 minutos a 3 por presupuesto: 8 × 7 = 56 minutos al día.

≈ 4,5 h/semana

Resumen diario del correo

Ejemplo: un despacho de 5 personas recibe 60 emails al día. Cada mañana llega un resumen con lo urgente, lo que espera respuesta y lo que se puede archivar. 20 minutos al día por persona, en 3 personas.

≈ 5 h/semana

Si quieres ver más casos y cómo funciona cada flujo por dentro, lo tienes en automatización de procesos con IA.

Cuánto cuesta

Publicamos precios. Una automatización de un proceso cuesta desde 540 € por flujo. Un agente de IA para WhatsApp cuesta desde 720 € más una cuota mensual. El mantenimiento es opcional.

Servicio	Precio	Cuota	Plazo
Automatización de procesos	desde 540 € por flujo	—	1-3 semanas
Agente de IA para WhatsApp	desde 720 €	62 €/mes	2-4 semanas
Mantenimiento y soporte	desde 90 €/mes	—	Sin permanencia

Precios sin IVA. El consumo de IA, de WhatsApp (Meta) y de telefonía se factura aparte, al coste y sin margen. Ver todos los precios

El consumo de la IA, de WhatsApp de Meta o de la telefonía se paga aparte, al coste, porque depende de tu volumen. Para una pyme, suele ser una parte pequeña del total. Tienes todos los servicios y un ejemplo de presupuesto en precios de automatización con IA.

Para comparar: si una automatización te ahorra 4 horas a la semana y esa hora te cuesta 20 €, son unos 320 € al mes. Un flujo de 540 € se paga en menos de dos meses.

Nuestro método, en cuatro pasos

Cuatro pasos, sin sorpresas. El detalle está en cómo trabajamos.

Diagnóstico gratuito de 30 minutos. Nos cuentas tus tareas y te decimos cuál automatizar primero, o si no compensa.
Prototipo en una semana. Lo pruebas con tus casos reales antes de pagar la puesta en marcha completa.
Puesta en marcha. Formación a tu equipo, documentación y traspaso de todas las cuentas a tu nombre.
Mantenimiento opcional. Revisamos que todo funcione y lo ajustamos. Sin permanencia.

Herramientas que usamos

Trabajamos sobre lo que ya tienes. Conectamos Google Workspace o Microsoft 365, tu CRM (HubSpot, Pipedrive, Holded, Odoo), tu facturación (Holded, Quipu, A3) y tu calendario (Google Calendar, Calendly).

Para los flujos usamos n8n, también autoalojado si prefieres que los datos no salgan de tu servidor, o Make. Si ya usas Zapier, seguimos con él. Para la IA, modelos de OpenAI, Anthropic (Claude) o Google Gemini, según la tarea. Si dudas entre herramientas, lo comparamos en n8n vs Make vs Zapier.

Garantías

Tus datos, en EuropaAlojamos flujos y bases de datos en servidores de la UE y cumplimos el RGPD. Firmamos contrato de encargo de tratamiento.
La IA dice que es una IATus clientes saben en todo momento que hablan con un asistente automático, como exige el Reglamento europeo de IA.
Siempre hay una persona detrásSi el agente no sabe algo o el cliente lo pide, la conversación pasa a tu equipo con todo el contexto.
Todo queda a tu nombreCuentas, flujos e instrucciones son tuyos. Si un día dejamos de trabajar juntos, sigue funcionando.
Sin permanenciaEl mantenimiento es mensual y lo cancelas cuando quieras, sin penalización.

Preguntas frecuentes

¿Mi empresa es demasiado pequeña para usar inteligencia artificial?

Depende del volumen, no del tamaño. Una gestoría de 3 personas que registra 200 facturas al mes tiene más que ganar que una empresa de 40 con pocas tareas repetitivas. En el diagnóstico calculamos las horas que ahorrarías. Si la cifra no justifica la inversión, te lo decimos y no seguimos.

¿Tengo que cambiar los programas que ya uso?

No, en la mayoría de casos. Conectamos la IA a lo que ya tienes: tu correo, tu CRM, tu programa de facturación y tu calendario. Solo te proponemos cambiar algo si una herramienta no permite conexiones y eso bloquea la automatización. En ese caso te explicamos las opciones y el coste antes de decidir.

¿Cuánto tarda en estar funcionando?

Una automatización de un proceso suele estar lista en 1-3 semanas. Un agente para WhatsApp, en 2-4 semanas. En todos los casos hay un prototipo en la primera semana para que lo pruebes con casos reales. Los plazos dependen sobre todo de lo rápido que tengamos acceso a tus herramientas y ejemplos.

¿Qué pasa con los datos de mis clientes?

Cumplimos el RGPD y usamos proveedores con datos alojados en la UE cuando el servicio lo permite. Si prefieres que los datos no salgan de tu infraestructura, podemos montar n8n autoalojado en tu servidor. Las cuentas quedan a nombre de tu empresa, así que tú controlas quién accede y puedes revocar accesos cuando quieras.

¿Y si la IA se equivoca?

Diseñamos cada flujo con puntos de revisión donde hace falta. Un presupuesto puede quedar como borrador para que lo apruebes. Una factura con datos dudosos se marca para revisarla. Un agente que no sabe la respuesta pasa la conversación a una persona. Empezamos con más revisión y la reducimos cuando ves que funciona bien.

¿Necesito a alguien técnico en mi equipo?

No. Te pedimos acceso a tus herramientas y una persona que conozca bien el proceso. Por ejemplo, quien hoy registra las facturas o contesta el WhatsApp. Al terminar formamos a tu equipo y dejamos documentación sencilla con qué hace cada flujo y qué hacer si algo falla. Si quieres despreocuparte, el mantenimiento cubre los ajustes.

Actualizado el 2 de noviembre de 2026.